Quelle politique de harcèlement psychologique une entreprise doit-elle avoir au Québec?

Ce que la loi exige

L'obligation repose sur deux piliers de la Loi sur les normes du travail (LNT). D'abord, l'article 81.19 impose à l'employeur de prendre les moyens raisonnables pour prévenir le harcèlement psychologique et, lorsqu'une conduite est portée à sa connaissance, pour la faire cesser. Ensuite, le même article exige qu'il adopte une politique de prévention et de prise en charge des plaintes, et qu'il la rende disponible à ses salariés.

Depuis l'entrée en vigueur de la Loi 42 à la fin septembre 2024, cette politique doit au minimum contenir :

• les méthodes et techniques utilisées pour identifier, contrôler et éliminer les risques de harcèlement psychologique;
• les programmes d'information et de formation offerts aux salariés et aux personnes désignées pour traiter les plaintes;
• les recommandations sur les conduites à adopter lors des activités sociales liées au travail (le party de Noël, le 5 à 7, le tournoi de golf);
• les modalités pour faire une plainte ou un signalement, et les informations sur le suivi qui doit être donné;
• les personnes désignées pour recevoir les plaintes;
• les mesures visant à protéger les personnes concernées par une situation de harcèlement (plaignant, personne visée, témoins);
• le processus de prise en charge d'une plainte, incluant le processus d'enquête;
• les mesures pour assurer la confidentialité des plaintes, signalements et documents;
• le délai de conservation des documents, qui doit être d'au moins deux ans.

La politique doit être facilement accessible et connue du personnel : intranet, affichage, remise à l'embauche. Elle doit aussi être intégrée au programme de prévention ou au plan d'action en santé et sécurité du travail de l'entreprise.

Ce que « harcèlement psychologique » veut dire, légalement

Beaucoup de politiques échouent parce qu'elles définissent mal la notion. L'article 81.18 LNT parle d'une conduite vexatoire qui se manifeste par des comportements, des paroles, des actes ou des gestes répétés, hostiles ou non désirés, qui portent atteinte à la dignité ou à l'intégrité de la personne et qui entraînent un milieu de travail néfaste. La définition inclut expressément les conduites à caractère sexuel et, depuis 2024, la violence à caractère sexuel. Une seule conduite grave peut aussi constituer du harcèlement si elle produit un effet nocif continu.

Ce qui n'est pas du harcèlement, et que la politique gagne à dire clairement : l'exercice normal du droit de gérance. Donner une rétroaction négative, imposer une mesure disciplinaire justifiée, refuser une demande de congé ou réorganiser des tâches, ce n'est pas du harcèlement, même si c'est mal reçu. Une politique qui ne fait pas cette distinction devient un outil de blocage plutôt qu'un outil de protection.

Les erreurs que je vois le plus souvent en PME

La politique existe sur papier, mais personne ne sait où elle est. Le gestionnaire de plancher n'a jamais été formé à recevoir un signalement. La seule personne désignée pour recevoir les plaintes est le propriétaire, ce qui rend impossible toute plainte qui le concerne ou qui concerne un proche. Le processus d'enquête n'est pas décrit, alors quand une plainte arrive, tout s'improvise. Et la politique date de 2019 : elle ne contient pas les éléments exigés depuis 2024.

Le risque n'est pas seulement l'amende ou la plainte à la CNESST. Quand une plainte pour harcèlement se rend devant le Tribunal administratif du travail, la première question posée à l'employeur est : qu'avez-vous fait pour prévenir, et qu'avez-vous fait quand vous l'avez su? Une politique conforme, connue et appliquée est la meilleure réponse à cette question. Son absence, ou une politique non appliquée, pèse lourd.

La démarche que je recommande

Adopter une politique conforme prend moins de temps que les dirigeants le croient, à condition de le faire dans le bon ordre.

Partir du modèle de la CNESST plutôt que d'un document trouvé au hasard. Il couvre les neuf éléments obligatoires et se personnalise bien.

Désigner au moins deux personnes pour recevoir les plaintes, dont une qui n'est pas dans la ligne hiérarchique directe de la majorité des employés. Dans une PME sans service RH, ce peut être un membre de la direction et une ressource externe.

Décrire un vrai processus d'enquête : qui la mène, dans quel délai, comment les parties sont entendues, ce qui arrive au rapport. Prévoir le recours à une enquêtrice externe pour les situations qui impliquent la direction ou qui exigent une impartialité démontrable.

Former les gestionnaires, pas seulement les informer. Un gestionnaire doit savoir reconnaître un signalement informel (« ça ne va pas avec X ») et savoir quoi faire dans les 24 heures qui suivent.

Communiquer la politique à tout le personnel, la remettre à chaque embauche, la faire signer, et la réviser chaque année ou après chaque situation traitée.

Une politique n'élimine pas les conflits. Elle fait la différence entre une situation prise en charge en deux semaines et une situation qui empoisonne une équipe pendant un an.

Questions fréquentes

En résumé

Toute entreprise au Québec doit avoir une politique de prévention et de prise en charge du harcèlement psychologique, accessible au personnel, et contenant depuis la fin septembre 2024 les neuf éléments prévus à l'article 81.19 LNT. Le modèle de la CNESST est un bon point de départ; la valeur réelle vient de la personnalisation, de la formation des gestionnaires et de l'application. Chaque situation a ses particularités; en cas de doute, une validation juridique s'impose.

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