Ce que la loi exige : le minimum de la LNT
La règle de base se trouve à l'article 82 de la Loi sur les normes du travail (LNT). Avant de mettre fin à l'emploi d'une personne, ou de la mettre à pied pour six mois ou plus, l'employeur doit lui donner un avis écrit dont la durée dépend de son service continu :
- de 3 mois à 1 an de service : 1 semaine;
- de 1 an à 5 ans : 2 semaines;
- de 5 ans à 10 ans : 4 semaines;
- 10 ans et plus : 8 semaines.
L'avis doit être écrit. Un avis verbal, même clair, ne satisfait pas la loi.
Si l'employeur ne donne pas l'avis, ou le donne trop court, il doit verser une indemnité compensatrice (article 83 LNT) équivalant au salaire habituel que l'employé aurait gagné pendant la période d'avis manquante, sans compter les heures supplémentaires. Dans la pratique, la plupart des PME choisissent de payer l'indemnité plutôt que de garder en poste une personne dont l'emploi se termine. C'est permis, et souvent plus sain pour tout le monde.
Les cas où aucun préavis n'est dû
L'article 82.1 LNT prévoit quatre situations où l'employeur n'a pas à donner de préavis :
- l'employé compte moins de 3 mois de service continu;
- le contrat était à durée déterminée ou pour une entreprise déterminée, et il arrive à échéance;
- l'employé a commis une faute grave;
- la fin d'emploi résulte d'un cas de force majeure (un incendie qui détruit l'usine, par exemple).
Le piège le plus fréquent en PME est la « faute grave ». Ce n'est pas une insatisfaction accumulée, un rendement décevant ou une série de retards. C'est un manquement suffisamment sérieux pour justifier un congédiement immédiat, comme un vol, une violence ou une fraude, et c'est l'employeur qui devra le prouver si l'employé conteste. Quand un dirigeant me dit « il a commis une faute grave » à propos d'un employé qui a une mauvaise attitude depuis six mois, on n'est presque jamais dans une faute grave au sens de la loi. On est dans un dossier de gestion du rendement qui n'a pas été documenté.
Pourquoi le minimum légal n'est souvent pas suffisant
C'est ici que beaucoup de dirigeants sont surpris. La LNT fixe un plancher, pas un plafond. Le Code civil du Québec, à l'article 2091, prévoit que chaque partie à un contrat de travail à durée indéterminée peut y mettre fin en donnant un « délai de congé raisonnable ». Ce délai tient compte de la nature de l'emploi, des circonstances particulières et de la durée du service. Et l'article 2092 précise que l'employé ne peut pas y renoncer à l'avance, même par contrat.
Concrètement, pour un employé de production avec trois ans de service, le minimum LNT de deux semaines sera généralement jugé raisonnable. Pour un directeur des opérations de 52 ans avec douze ans d'ancienneté, un poste spécialisé et un marché de l'emploi étroit dans sa région, les tribunaux ont régulièrement accordé bien davantage que les huit semaines de la LNT. Le délai raisonnable peut représenter plusieurs mois de salaire.
Cela ne veut pas dire qu'il faut payer six mois à tout le monde. Cela veut dire qu'avant de fixer l'indemnité d'un poste de gestion ou d'un employé de longue date, il faut évaluer le risque et, souvent, faire valider le montant par un avocat en droit du travail.
Le recours dont il faut tenir compte : l'article 124
Un employé qui compte deux ans de service continu et qui croit avoir été congédié sans cause juste et suffisante peut déposer une plainte en vertu de l'article 124 LNT, dans les 45 jours de son congédiement. S'il gagne, le Tribunal administratif du travail peut ordonner sa réintégration et le paiement du salaire perdu.
Ce recours change la donne. Un préavis ou une indemnité, même généreuse, ne protège pas contre une plainte pour congédiement sans cause juste et suffisante si le motif n'est pas défendable. Pour un congédiement administratif (rendement insuffisant), il faut pouvoir démontrer que l'employé connaissait les attentes, qu'il a été averti, qu'il a eu un délai raisonnable et du soutien pour s'améliorer, et qu'il a été informé des conséquences. Pour un congédiement disciplinaire, il faut la gradation des sanctions, sauf faute grave. Pour un licenciement (abolition de poste, réorganisation), il faut que le motif économique ou organisationnel soit réel et que le choix de la personne soit justifié.
C'est pour cela que le préavis est la dernière étape d'une fin d'emploi bien gérée, pas la première.
Le cas particulier du licenciement collectif
Si l'entreprise met fin à l'emploi de 10 personnes ou plus d'un même établissement sur une période de deux mois consécutifs, on entre dans les règles du licenciement collectif (articles 84.0.1 et suivants LNT). L'avis doit alors être transmis au ministre de l'Emploi et de la Solidarité sociale, avec copie à la CNESST, et sa durée passe à 8 semaines pour 10 à 99 salariés, 12 semaines pour 100 à 299 et 16 semaines pour 300 et plus. Une PME manufacturière qui ferme un quart de travail peut y être assujettie sans s'en rendre compte.
La démarche que je recommande en PME
Avant d'annoncer une fin d'emploi, je fais systématiquement le tour de cinq questions avec le dirigeant.
Quel est le motif réel, et peut-on le documenter? Si la réponse est « ça ne fonctionne plus », on n'est pas prêt.
Combien d'années de service continu, et quel type de poste? Cela fixe le minimum LNT et donne une idée du délai raisonnable.
Y a-t-il un risque de plainte en vertu de l'article 124, ou d'une autre plainte (harcèlement, lésion professionnelle, congé parental récent, pratique interdite)? Certaines situations exigent une prudence supplémentaire.
Préavis travaillé ou indemnité? Dans la grande majorité des cas, l'indemnité versée le jour de l'annonce est préférable.
Comment l'annoncer? Une rencontre courte, en personne, avec un document écrit remis en main propre, un ton respectueux, pas de débat. Le relevé d'emploi suit dans les cinq jours, comme l'exige Service Canada.
Une fin d'emploi bien préparée prend deux heures de réflexion. Une fin d'emploi improvisée peut coûter des mois de salaire et beaucoup d'énergie.
Questions fréquentes
Peut-on payer l'indemnité au lieu de faire travailler le préavis?
Oui. L'article 83 LNT permet à l'employeur de verser une indemnité équivalant au salaire habituel de la période d'avis plutôt que de donner le préavis. C'est la pratique la plus courante en PME.
Le préavis est-il dû lors d'une mise à pied temporaire?
Pas si la mise à pied est de moins de six mois. Si elle dépasse six mois ou est de durée indéterminée, l'avis (ou l'indemnité) est dû, au plus tard six mois après le début de la mise à pied.
Un employé en période de probation a-t-il droit à un préavis?
La LNT ne connaît pas la « probation ». Le seul critère est le service continu : moins de trois mois, aucun préavis légal; trois mois et plus, une semaine. Une probation de six mois inscrite au contrat ne fait pas disparaître le préavis après trois mois.
Le préavis doit-il être écrit?
Oui. L'article 82 LNT exige un avis écrit. Un avis verbal n'est pas conforme et expose l'employeur à devoir payer l'indemnité complète.
Le montant de l'indemnité est-il imposable?
Oui. L'indemnité compensatrice de préavis est un revenu d'emploi soumis aux retenues habituelles. Le traitement fiscal d'autres sommes versées à la fin d'emploi (allocation de retraite, dommages) peut différer et mérite une vérification avec le comptable.
En résumé
Le préavis minimal au Québec va de 1 à 8 semaines selon le service continu, peut être remplacé par une indemnité, et ne s'applique pas dans quatre situations précises. Mais le minimum légal ne suffit pas toujours, et il ne protège jamais contre un motif de congédiement mal fondé. Chaque situation a ses particularités; en cas de doute, une validation juridique s'impose.
Sources
- CNESST — Avis de cessation d'emploi et indemnité — https://www.cnesst.gouv.qc.ca/fr/conditions-travail/fin-demploi/avis-cessation-demploi-indemnite
- Loi sur les normes du travail, RLRQ c. N-1.1, art. 82, 82.1, 83, 84.0.1 et s., 124 (LégisQuébec)
- Code civil du Québec, art. 2091 et 2092